ODPOWIEDŹ
Terminy urlopów uzgodnione w planie urlopów są generalnie wiążące dla pracodawcy i pracownika. Przepisy nie przewidują możliwości zmiany planu urlopów ale nie można takiej możliwości wykluczyć.
Co do samego związania pracodawcy terminami urlopów w planie urlopów, ważne jest jakie reguły konkretnie obowiązują u Państwa w zakładzie pracy, tj. czy pracownicy składają wnioski o urlop, czy umieszczenie w planie urlopów jest wystarczające żeby pracownik udał się na urlop. Zamiast zmiany planu urlopów korzystniejsze w tej sytuacji wydają się indywidualne negocjacje terminu urlopów z pracownikami.
UZASADNIENIE
Zgodnie z art. 163 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc jednak pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Pracownicy w większości przypadków nabywają prawo do urlopu z dniem 1 stycznia każdego roku, dlatego też plan należy tak naprawdę sporządzać przed rozpoczęciem nowego roku.
Z uwagi na to, że funkcjonują u Państwa związki zawodowe, jesteście macie obowiązek tworzyć plan – tylko porozumienie ze związkami zawodowymi może Państwa z tego obowiązku zwolnić.
Z pewnością znane są Państwu szerokie dyskusje i piśmiennictwo opisujące szczegółowo charakter planu urlopów tj. na ile jest wiążący. W dużej mierze jednak będzie o tym decydował zwyczaj jaki funkcjonuje w zakładzie pracy.
Jeśli pomimo sporządzenia planu urlopów wymagacie Państwo aby przed rozpoczęciem urlopu pracownik złożył wniosek urlopowy i odczekał na jego uwzględnienie przed rozpoczęciem urlopu, to nie można powiedzieć, że plan urlopów jest wiążący.
Należałoby go wtedy traktować jako pewną wytyczną i informacje dla pracownika, że pracodawca dołoży starań żeby we wskazanym okresie – o ile nie zaburzy to prawidłowego toku pracy– udzieli pracownikowi urlopu. Jeśli natomiast na sporządzeniu planu urlopów tryb udzielania urlopów się kończy, tj. pracownicy we wskazanych w planie dniach udają się na urlop, sprawa się komplikuje, bowiem możemy mówić o konstrukcji na kształt uzgodnienia i zatwierdzenia z pracodawcą wniosku o urlop, czyli udzielenia urlopu niejako z góry.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu można najpóźniej udzielić pracownikowi do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, dlatego Państwa plan na przesunięcie urlopów na początek 2020 r. jest do zrealizowania. Przeszkodą w jego realizacji może być jednak obowiązek udzielenia przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego trwającego nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art.162 Kodeksu pracy) w danym roku. Jeśli pracownicy mieli zaplanowany taki urlop właśnie na koniec roku, należy wynegocjować z pracownikiem jego wcześniejsze, a nie późniejsze wykorzystanie.
Wracając do kwestii zmiany planu urlopów – choć zmiana formalnie wydaje się możliwa, po pierwsze nie jest konieczna do przesunięcia urlopów, po drugie zmianę planu urlopów mogą kwestionować związki zawodowe z powodu braku wyraźnej podstawy prawnej. Jeśli wskazany scenariusz sprawdziłby się, tj. związki zawodowe byłyby w sprawie nieprzychylne, to i tak finalnie będą musieli Państwo negocjować z pracownikami przesunięcia urlopów. Nie znam skali Państwa zakładu pracy ale wg mnie prostsze byłyby negocjacje z pracownikami terminów wykorzystania urlopów. Przepisy wymagają uzgodnienia ze związkami zawodowymi wyłącznie nie ustalania planu urlopu w ogóle.
Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 163 § 3 Kodeksu pracy, na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, co dotyczy także pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzystał z urlopu tacierzyńskiego, w tych przypadkach możemy z pracownikami negocjować termin wykorzystania urlopu, jednak jeśli pracownicy zdecydują się złożyć wnioski, będą Państwo zobowiązani do ich uwzględnienia.
W większości przypadków funkcjonowania w zakładzie pracy planu urlopów nie oznacza zwolnienia pracowników z uzyskiwania zgody na rozpoczęcie urlopu i generalnie przyjmuje się, że wniosek jest wymagany.
Zależnie od zwyczajów w Państwa zakładzie pracy, jeśli będziemy mieli do czynienia z sytuacją, w której zatwierdzenie planu urlopów będzie można uznać za tożsame z udzieleniem przez Państwa urlopu z wyprzedzeniem zgodnie z praktyką w zakładzie pracy, a pracownicy wykupili wczasy itp., to w grę może wchodzić konieczność zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na urlop.
Z tych wszystkich względów uważam za celowe wprowadzenie w przepisach wewnątrzzakładowych, regulacji dotyczących zasad udzielania urlopu oraz ewentualnie w razie potrzeby doprecyzowania charakteru planu urlopów w Waszym zakładzie pracy.
Podstawa prawna: art. 162, 163 § 1 i 3, 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.).
