Umowa o pracę na zastępstwo – terminy i ograniczenia

Odpowiedź

Pracodawca w przypadkach, które powodują dłuższą, ale usprawiedliwioną nieobecność pracownika, spowodowaną m.in. przedłużającą się chorobą bądź urlopem macierzyńskim pracownika, może na ten czas zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas nieobecności – czyli na podstawie umowy na zastępstwo. Przepisy prawa pracy nie wskazują jak długa musi być nieobecność pracownika, żeby zatrudnić pracownika na zastępstwo. W przypadku takiej umowy nie występują żadne ograniczenia dotyczące zawierania tych umów.

Uzasadnienie

W myśl art. 25 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.
Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest możliwe:

• jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy;
• po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie umowy na okres próbny.

W przypadku umów o prace na czas określony ustawodawca w art. 251 zawarł pewne ograniczenia tj.:

1. okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech;
2. uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie, nowej umowy o pracę na czas określony w pkt 1;
3. jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż okres, o którym mowa w pkt 1, lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż liczba umów określona w tym przepisie, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu, o którym mowa w pkt 1, lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Podkreślić należy, że powyższych ograniczeń nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
  – jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Dodać trzeba, że pracodawca na obowiązek zawiadamiania właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony, gdy zatrudnienie będzie wiązało się z obiektywnymi przesłankami leżącymi po stronie pracodawcy związanymi z zaspokojeniem okresowego rzeczywistego zapotrzebowania i będzie niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcie takiej umowy wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy. Pracodawca musi zawiadomić okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia takiej umowy.
Mając powyższe na uwadze trzeba zaznaczyć, że umowa na czas określony, zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy została przez ustawodawcę wyłączona z ograniczeń zawartych w art. 251 Kodeksu pracy.
Umowa na zastępstwo jest to umowa na czas określony, jednakże zawarcie takiej umowy jest podyktowane szczególnymi okolicznościami i służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania oraz jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Umowa na zastępstwo zawarta jest na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępowanego. 
Zaznaczyć należy, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy jest m.in. zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Zaakcentować także trzeba, że Kodeks pracy wyszczególnia przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo. Zatem, zgodnie z  art. 29 § 11 Kodeksu pracy  w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony lub w przypadku umowy zawieranej na zastępstwo w umowie określa się okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Umowa na zastępstwo powinna wskazać na przyczyny, dla której została zawarta lecz nie musi zawierać nazwisk osób zastępowanych.
Podsumowując, dłuższa i usprawiedliwiona nieobecność pracownika, spowodowana np. długo trwającym zwolnieniem lekarskim bądź urlopem macierzyńskim pracownika, pozwala pracodawcy na czas tej nieobecności zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony – na zastępstwo. Przepisy prawa pracy nie wskazują jak długa musi być nieobecność pracownika, żeby zatrudnić innego pracownika na zastępstwo. Jednakże, zawarcie takiej umowy musi służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i być niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
W przypadku zatrudnienia pracownika na zastępstwo nie występują żadne ograniczenia dotyczące zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 25, art. 251, art. 29 § 11 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), § 1, § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikowi zwolnień od pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).