W przypadku długotrwałej choroby każdy miesiąc należy obliczać oddzielnie. Wypłata za kwiecień, to: 28 dni wynagrodzenia za kwiecień oraz dwa dni wynagrodzenia chorobowego za kwiecień. Następnie wypłata za maj: 12 dni wynagrodzenia chorobowego za maj, a od 13 do 31 maja zasiłek chorobowy.
Zatem, trzeba skorygować zarówno listy płac za kwiecień, jak i dokumenty rozliczeniowe przesłane do ZUS. Tym samym powstanie nadpłata wypłaconego wynagrodzenia za maj. Kwotę nadpłaty bez zgody pracownika można potrącić tylko w następnym miesiącu czyli w maju. Zwolnienie lekarskie za maj należy rozliczyć na bieżąco.
Uzasadnienie
Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek:
choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną - trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia - trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego - pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży - w okresie wskazanym w pkt 1 - pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia;
poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów - w okresie wskazanym w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy.
Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Należy dodać, że pracownika, który ukończył 50 rok życia, dotyczą niezdolności pracownika do pracy przypadającej po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 rok życia.
Świadczenia chorobowe (zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy) są wypłacane na podstawie prawidłowo wypełnionego zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA.
Świadczenia chorobowe są wypłacane w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzenia za pracę, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do ich wypłaty.
Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową (ZUS DRA), imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) oraz opłaca składki za dany miesiąc w terminach:
do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
do 10. dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Korekty deklaracji rozliczeniowych należy złożyć w terminie 7 dni od kiedy zauważony zostanie błąd tj. 7 dni od dnia otrzymania zwolnienia lekarskiego lub od kiedy Zus o nim powiadomi.
Dodać także trzeba, że zgodnie ustawą o o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru tego świadczenia. Z kolei § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy stanowi, że aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej, w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli za pozostałą część tego miesiąca pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy (dotyczy również zasiłku) należy:
miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30,
otrzymaną kwotę za 1 dzień absencji chorobowej pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA,
tak wyliczoną kwotę wynagrodzenia chorobowego/zasiłku odjąć od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc,
kwotę wynagrodzenia za 1 dzień absencji chorobowej pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim.
Podsumowując, w przypadku długotrwałego zwolnienia lekarskiego każdy miesiąc zwolnienia lekarskiego pracownika należy obliczyć oddzielnie, a co za tym idzie za miesiąc, w którym zostało wypłacone całe wynagrodzenie należy złożyć stosowne korekty deklaracji do ZUS.
Podstawa prawna: art. 87 § 7, art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); rozdział 2 – zasiłek chorobowy, rozdział 8 - Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków przysługujących ubezpieczonym będącym pracownikami, art. 53 ust. 1, art. 62 ust. 1, art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 870); art. 36, art. 41, art 46 ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 266).
