Odpowiedź
Ochronę danych osobowych reguluje RODO. Dane osobowe kandydatów nie przyjętych do pracy mogą być przechowywane przez 3 miesiące od wyłonienia pracowania na pretendowane stanowisko, o czym mówi ustawa o pracownikach samorządowych. Kandydaci muszą się zgodzić na przechowywanie ich dokumentacji przez ten okres. Jednakże zgodnie z zasadą ogólną dane powinny ulec zniszczeniu po wyłonieniu pracownika na oferowane stanowisko.
Uzasadnienie
Szczegółowe objaśnienia prawne dotyczące dalszego gromadzenia danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie u pracodawcy po zakończeniu rekrutacji wydał 23 stycznia 2019 r. Ministra Cyfryzacji.
Na podstawie art. 5 ust. 1 lit e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych.
Na gruncie cytowanej regulacji generalnie uznaje za niezgodne przechowywanie przez pracodawców dokumentacji kandydatów do pracy przez okres dłuższy niż czas trwania danego postępowania rekrutacyjnego oraz sugeruje usuwanie danych w momencie, w którym pracodawca zadecyduje o niezłożeniu oferty zatrudnienia pracownikowi. Jeżeli natomiast pracodawca chciałby przetwarzać takie dane przez dłuższy okres, chociażby dla potrzeb kolejnych rekrutacji, powinien mieć zgodę kandydata, o czym mówi art. 6 ust. 1 lit a rozporządzenia w sprawie ochrony danych osobowych.
Minister Cyfryzacji stwierdził w objaśnieniach „Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona w wyniku rekrutacji, która nie została zatrudniona. Co szczególnie ważne, powołaniu się na tą przesłankę towarzyszyć powinno uprzednie przeprowadzenie testu.
Powinien on wykazać, czy osobę, której dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym celu, łączy z administratorem jakaś więź oraz czy osoba taka mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane w uzasadnionym interesie. Zgodnie bowiem z motywem 47 preambuły RODO „prawnie uzasadniony interes może istnieć na przykład w przypadkach, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, na przykład gdy osoba, której dane dotyczą, jest klientem administratora lub działa na jego rzecz. Aby stwierdzić istnienie prawnie uzasadnionego interesu, należałoby w każdym przypadku przeprowadzić dokładną ocenę, w tym ocenę tego, czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu”.
Osoba, która ubiegała się o pracę bez wątpienia jest powiązana z przedsiębiorcą poprzez udział w organizowanej przez niego rekrutacji. Pomiędzy kandydatem a potencjalnym pracodawcą występuje relacja prawna, która powstaje wraz z przedłożeniem przez kandydata wniosku o zatrudnienie, wynikająca chociażby z ustawowego zakazu dyskryminacji. Kandydat nie tylko może przypuszczać, ale wręcz musi się liczyć z tym, że jego dane będą przechowywane również po zakończonej rekrutacji.”
Z kolei, zgodnie z art. 15 ust. 3 w zw. z art. 13a ust. 1 i 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów wyłonionych przez komisję w trakcie naboru.
Mając na uwadze powyższy zapis, należy stwierdzić, że dane osobowe kandydatów nieprzyjętych na ubiegane się stanowiska można przechowywać przez 3 miesiące od zatrudnienia wyłonionego pracownika. Jednakże na art. 13 ust. 2 lit. a RODO oraz pouczyć kandydatów, że osoby nieprzyjęte do pracy mogą nie wyrazić zgody na przechowywanie ich danych osobowych, o czym mówi art. 7 ust. 3 RODO. Po niewyrażeniu zgody nieprzechowywanie dokumentów rekrutacyjnych, dane zależy usunąć z chwilą zatrudnienia pracownika wybranego w naborze.
Ważne
Należy zaznaczyć, że jeżeli pracodawca zakończonej rekrutacji będzie chciał archiwizować dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją np. roszczenia dotyczące dyskryminacji podczas rekrutacji, to o takich zamiarach także trzeba poinformować osoby ubiegające się o pracę. JRWA jest rzeczowym spisem akt służącym do opisu archiwizowanych akt dla organu gminy, powiatu, województwa.
WYJAŚNIENIE URZĘDOWE: Minister Cyfryzacji w cytowanych objaśnieniach rekomenduje sposoby postępowania z dokumentami składanymi przy naborze pracowników np.: „Do firmy drogą mailową przesłane zostaje CV wraz z informacją w treści maila, że osoba chciałaby być uwzględniania w ewentualnych przyszłych rekrutacjach.
Rekomendowane działanie: Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń – jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).”
Objaśnienia Ministra Cyfryzacji dostępne są na stronie https://mc.bip.gov.pl/objasnienia–prawne/objasnienia–prawne.html
Podstawa prawna: ustawa z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz.1282); rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
