Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Odpowiedź

W przypadku, gdy urlop nie zostanie fizycznie wykorzystany przez pracownika, a umowa o pracę z tym pracownikiem ulega rozwiązaniu, to należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za dni urlopu, które pozostały niewykorzystane. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dacie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy należy wypłacić ekwiwalent pieniężny.
Zatem, prawo do ekwiwalentu pieniężnego powstaje w przypadku niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Podkreślić trzeba, że nie ma znaczenia dlaczego urlop wypoczynkowy nie zarówno gdy chodzi o urlop bieżący jak i zaległy.
Jednakże, pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia powyższego ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Natomiast w przypadku ustania stosunku pracy, po nabyciu przez pracownika prawa do kolejnego urlopu, wypłaca się pracownikowi ekwiwalent urlopowy przy zastosowaniu zasady proporcjonalności, o czym mówi art. 1551  k.p.
Wobec tego pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dacie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop niweluje prawo pracownika do fizycznego wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop z powodu rozwiązania stosunku pracy nie przedłuża czasu trwania umowy o pracę o okres urlopu, za który pracownik otrzymał ekwiwalent, co zawarł  Sąd Najwyższy w wyroku z 18 lutego 1980 r. (sygn. akt I PRN 6/80).
Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zawiera rozporządzenie  Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z tym rozporządzeniem ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 tego rozporządzenia.
Do ustalenia wynagrodzenia miesięcznego, od którego naliczany będzie ekwiwalent, uwzględnia się:

• składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.

Przykład
Rozwiązanie umowy o pracę po 3 miesięcznym okresie wypowiedzenia nastąpi 30 września 2020 r. Pracownik otrzymał we wrześniu 3000 zł stawki miesięcznej, 20% dodatek stażowy w kwocie 600 zł. Zatem, podstawę ekwiwalentu będzie stanowiło wynagrodzenie, które otrzyma pracownik we wrześniu, tj. 3600 zł.

• przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy.

Przykład
Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 3000 zł. Dodatkowo pracownik w miesiącach od lipca do września otrzymał prowizję w równej kwocie 600 zł. Zatem, podstawa do naliczenia ekwiwalentu w miesiącu wrześniu wyniesie  3600 zł.
Jeśli jednak pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, to należy wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w tym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie. Wynik należy pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Przykład
Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3000 zł. Dodatkowo pracownik otrzymuje premie kwartalne. Przez okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę pracownik otrzymał 4 razy premie w średniej wysokości 1200 zł. Zatem, premia 1200 zł : 12 miesięcy = 100 zł., co oznacza że podstawa do ustalenia ekwiwalentu będzie wynosiła 3100 zł.

Podkreślić trzeba, że przy obliczaniu ekwiwalentu nie ujmuje się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wobec powyższego obliczając ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop należy uwzględnić premie regulaminowe (stałe), dodatki funkcyjne czy wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych jak powyżej, przez wyznaczony współczynnik urlopowy, a następnie,
• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
• mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Należy zauważyć, że współczynnik urlopowy dla osób pełnoetatowych w 2020 roku wynosi:  [366 dni roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 21,08.
Współczynnik ekwiwalentu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, wynosi następująco:

• dla 1/2 etatu 10,54 (21,08 x 1/2),
• dla 1/4 etatu 5,27 (21,08 x 1/4),
• dla 3/4 etatu 15,81 (21,08 x 3/4),
• dla 1/3 etatu 7,03 (21,08 x 1/3).

Zatem, obliczając ekwiwalent, należy wziąć pod uwagę te same składniki wynagrodzenia, co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego:

• składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości np. 3000 zł, 
• składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości (średnia z 3 lub 12 miesięcy) – składniki zmienne np. wynagrodzenie za godziny, premie, prowizje. 

Przykład 
Wyliczenie ekwiwalentu za 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przy wynagrodzeniu zasadniczym 3000 zł:

1. 3000 zł / 21,08 = 142,32 zł - stawka za jeden dzień ekwiwalentu,
2. 142,32 zł / 8 h= 17,79 zł - o kwota ekwiwalentu za jedną godzinę,
3. 17,79 x (5 dni x 8h) = 17,79 zł x 40h = 711,60 zł brutto (ekwiwalent za 5 dni urlopu po 8 godzin, czyli ekwiwalent za 40 godzin).

Zatem, ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi, w przypadku gdy umowa o pracę z tym pracownikiem ulega rozwiązaniu. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dacie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent ten ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, za zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenie  Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Podstawa prawna: art. 1551 , art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320); § 6,  § 14- § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14).