Aby działalność socjalna była realizowana w firmie w sposób zgodny z przepisami pracodawca musi przestrzegać w roku terminów bezpośrednio związanych z funduszem socjalnym.
31 maja
W tym terminie pracodawca ma obowiązek przekazać co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego na wyodrębniony rachunek księgowy ZFŚS (art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Termin ten jest nie przekraczalny. W przypadku braku wpłaty związki zawodowe mogą zwrócić się do pracodawcy za pośrednictwem sądu pracy z żądaniem natychmiastowego przekazania należnych środków.
30 września
Pozostałą kwotę tj. brakujące 25% równowartości naliczonego odpisu pracodawca musi przekazać na wyodrębnione konto w nieprzekraczalnym terminie do 30 września danego roku. Jest to ostateczny termin na przekazanie wszystkich środków z tytułu odpisu podstawowego na pracowników pracujących w normalnych warunkach, odpisu podstawowego na pracowników młodocianych i odpisu podstawowego na pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy.
31 grudnia
Na koniec roku kalendarzowego pracodawca dokonuje ostatecznej korekty wysokości odpisu na ZFŚS. W praktyce oznacza to powtórne ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku na podstawie faktycznie dokonanego zatrudnienia i porównanie stanu z wynikami ustalonymi w momencie ustalania wysokości odpisu w trakcie roku.
Ma to na celu dokonanie weryfikacji wysokości odpisu i sprawdzenie, czy została ona ustalona prawidłowo. W przypadku niedoboru lub nadmiaru środków pracodawca musi dokonać korekty odpisu. W przypadku, gdy kwota odpisu została nadpłacona pracodawca na koniec roku może wycofać nadpłaconą kwotę lub zaliczyć ją na poczet odpisów na fundusz socjalny na przyszły rok. Jeśli natomiast na koncie znajduje się mniejsza niż powinna ilość pieniędzy pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki poprzez przekazanie brakujących środków na wyodrębnione konto funduszu.
W ewidencji księgowej korekta dokonanego odpisu na fundusz powoduje zwiększenie lub zmniejszenie kosztów w podstawowej działalności operacyjnej w korespondencji z kontem, które służy do ewidencji operacji księgowych na ZFŚS oraz korektę środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym funduszu.
Opr. red.
Podstawa prawna: ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 2191 z późn.zm).
