Prezenty z ZFŚS dla pracowników

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – ZFŚS przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego Funduszu, jak i na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. 

Kto może korzystać z ZFŚS

Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści tj. byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu. 
Działalność socjalna finansowana z ZFŚS, to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku,
• działalności kulturalno-oświatowej,
• działalności  sportowo-rekreacyjnej,
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
• pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zgodnie z zasadą ogólną ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Wykorzystywanie środków funduszu poprzez przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. 
Zatem, musi istnieć związek pomiędzy wysokością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej, co oznacza, że im gorsza jest sytuacja osoby uprawnionej, tym wyższe powinno być świadczenie.

Zauważyć trzeba, że w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 597/00) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie ma prawa wydatkować tych środków niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, czyli przyznawanie ulgowych usług i świadczeń uzależniając wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Zatem, pracodawca nie może wydatkować środków funduszu niezgodnie z uregulowaniami regulaminu zakładowej działalności socjalnej pomimo, że środki funduszu świadczeń socjalnych stanowią formalnie majątek pracodawcy, ale pracodawca nie ma prawa swobodnie dysponować tym majątkiem.
 

W świetle ustawy o ZFŚS możliwe jest żądanie zwrotu funduszowi socjalnemu środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami tej ustawy od pracodawcy jako zarządcy funduszu, który odpowiada za sposób realizacji zgodnie z ustawą. 

Prezenty z ZFSS, a składki ZUS

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z tym że jeżeli pracownik zawarł ze swoim pracodawcą umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o umowie zlecenia, albo umowę o dzieło – w podstawie wymiaru uwzględnia się również przychody z tych tytułów. 

Podkreślić trzeba, że w myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przez przychód należy rozumieć przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu: zatrudnienia w ramach stosunku pracy, pracy nakładczej, służby, wykonywania mandatu posła lub senatora, wykonywania pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, świadczenia integracyjnego i stypendium wypłacanych bezrobotnym oraz stypendium sportowego, a także z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, jak również z tytułu współpracy przy tej działalności lub współpracy przy wykonywaniu umowy. 
Z kolei przychód z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych oznacza przychody z tytułu pracy w spółdzielni i z tytułu wytwarzania na jej rzecz produktów rolnych. 

Ustawodawca określił także wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Zgodnie z przepisami Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie podlegają oskładkowaniu min. poniższe świadczenia:

• wartość świadczeń okolicznościowych, na przykład bonów towarowych niepodlegających wymianie na pieniądze, paczek świątecznych do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty, która została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,
• zapomogi losowe w wypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby,
• świadczenia wypłacane ze środków funduszu świadczeń socjalnych przeznaczonych na cele socjalne,
• świadczenia wypłacane ze środków funduszu na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u tych pracodawców, którzy nie tworzą funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty podstawowego odpisu.

Składkami na ubezpieczenia społeczne nie są objęte wypłacone świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty podstawowego odpisu.
Zatem, pozostałe świadczenia wypłacane bądź wydatkowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podlegają oskładkowaniu.

Należy dodatkowo zaznaczyć, że prezent świąteczny będzie zwolniony ze składek, pod warunkiem, że pracodawca prawidłowo rozdziela świadczenia, czyli stosuje kryteria socjalne przy przyznawaniu ulgowych świadczeń.
W przypadku zakupu ze środków ZFŚS, prezentu związanego z przejściem pracownika na emeryturę, do podstawy wymiaru składek powinna być przyjęta pełna wartość zakupionego prezentu.
Zauważyć trzeba, że prezentów przekazywanych pracownikom przechodzącym na emeryturę nie należy uznawać jako działalności socjalnej. Zatem, zakup ten nie powinien być sfinansowany ze środków ZFŚS. Wręcz, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu socjalnym, środki wydatkowane na zakup prezentu nie podlegającego tejże ustawie, powinny zostać zwrócone na rachunek bankowy funduszu socjalnego.

Przykład
W firmie obowiązuje zasada, która została objęta regulaminem ZFŚS, że pracownikom odchodzącym na emeryturę przysługują upominki np. zegarek, teczka, pióro.
W dniu 28 listopada pracownik odchodzący na emeryturę z końcem roku, otrzymał prezent o wartości 250 zł. Pracownik w tym też dniu otrzymał także wynagrodzenie oraz nagrodę w wysokości 4500 zł brutto.
Mając na uwadze fakt, że do prezentu nie można zastosować wyłączenia, to do podstawy składek powinna być przyjęta również wartość prezentu. Zatem, podstawa wymiaru składek powinna wynosić 4750 zł ( 4500 + 250), a na ubezpieczenie zdrowotne 4098,78 zł [ 4750 -  (4750 x 13,71% składki finansowane przez pracownika)]. Jeśli pracodawca nie uwzględni w podstawie wymiaru składek wartości prezentu pracownika odchodzącego na emeryturę, to powinien skorygować podstawę wymiaru oraz opłacone składki za pracownika. 

Prezenty z ZFSS, a podatek dochodowy

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.  Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.
Niemniej jednak ustawodawca również i w przypadku podatku dochodowego zastosował wyłączenia. A zatem, nie podlegają opodatkowaniu min.:

1. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
2. wartość rzeczowych świadczeń (np. paczki świąteczne, bilety na imprezy sportowe lub kulturalne) oraz świadczeń pieniężnych otrzymanych przez pracownika, finansowanych w całości ze środków ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym łącznie kwoty 1000 zł: rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi,
3. dopłaty do wypoczynku zorganizowanego dla dzieci i młodzieży do 18 lat przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu -  z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - niezależnie od ich wysokości,
4. świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł.

Niemniej trzeba zauważyć, że jeżeli prezenty te finansowane są ze środków obrotowych, to podlegają zarówno składkom zus jak i podatkowi dochodowemu.
Jak już wcześniej zostało zaznaczone, prezent dla osoby przechodzącej na emeryturę nie może być sfinansowany z ZFŚS.
Wobec tego, czy wartość prezentu należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Incydentalne prezenty wręczane pracownikom, jako nieodpłatne świadczenia, zostały ostatecznie rozstrzygnięte przez Trybunał Konstytucyjny, w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). W wyroku TK wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód w rozumieniu ustawy. „W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. 
Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. 
Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku.”.
Zdaniem Trybunału nie każde nieodpłatne świadczenie powinno skutkować opodatkowaniem po stronie pracownika, ponieważ, aby wystąpiła konieczność opodatkowania, świadczenie takie musi posiadać łącznie następujące cechy:

• świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
• świadczenie musi przynieść pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• świadczenie zostało spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy, a korzyść jest wymierna i można ją w skonkretyzowanej wartości przypisać indywidualnemu pracownikowi.

Organy podatkowe w wydanych interpretacjach (0113-KDIPT2-3.4011.388.2018.3.MS z 11 września 2018 r. nr 0115-KDIT2-2.4011.412.2018.4.BK z 28 grudni 2018 r.) wskazują, że art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje sytuację, w której uzyskanie korzyści majątkowej mieszczącej się w definicji przychodu nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w PIT. Przepis ten wyłącza z opodatkowania przychody podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn. 
Zdaniem organów podatkowych przekazanie pracownikom – z okazji różnego rodzaju jubileuszy (np. rocznicy istnienia zakładu pracy, wieloletniego stażu pracy) i wydarzeń (np. przejście na emeryturę) – upominków rzeczowych (piór wiecznych, portfeli, zegarków, pamiątkowych tabliczek, statuetek z logo firmy, medali okolicznościowych itp.) nie jest dodatkową formą zapłaty za wykonaną pracę, lecz spełnia definicję darowizny określoną w art. 888 § 1 k.c., w myśl którego przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. 
Zatem, wartość prezentu ofiarowanego przez pracodawcę, pracownikowi, których przechodzi na emeryturę nie skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że pracodawca nie jest zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki PIT od wartości prezentu.
Podkreślić należy, że definicja przychodu zawarta w przepisach składkowych nie jest tożsama z definicją przychodu ujętego w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym bardziej, że kwestie te były rozpatrywane przez TK, sądy oraz organy podatkowe.

Podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 roku, poz. 1387); ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 roku, poz. 1352); ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 roku poz. 300); ustawa z 21 sierpnia 204 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 roku, poz. 1373); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).