Jak ewidencjonować czas pracy

ODPOWIEDŹ

Tak, organizacja czasu pracy pracowników w zakładzie pracy wiąże się z koniecznością prowadzenia specyficznej dokumentacji z tego zakresu, do której należy m.in. karta ewidencji czasu pracy, która powinna być prowadzona dla każdego pracownika.

UZASADNIENIE

Organizując czas pracy do obowiązków pracodawcy należy wskazanie pracownikom:

• obowiązujące ich systemy i rozkłady czasy pracy,

• okresy rozliczeniowe,

• zasady potwierdzania obecności w miejscu pracy.

Pracodawca może to zrobić np. w regulaminie pracy.

W zależności od specyfiki pracy w danej firmie konieczne jest czasami również planowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy pracowników. Pracodawca powinien zrobić to przez rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, planując w ten sposób pracę osób zatrudnionych w firmie.

Kolejnym etapem jest stworzenie dokumentacji zawierającej dane o rzeczywistych godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. listy obecności, karty zegarowe czy też wszelkiego rodzaju systemy elektronicznego potwierdzania obecności).

I na zakończenie pracodawca powinien wykazać rzeczywiste godziny pracy. W celu wykonania tego obowiązku tworzona jest karta ewidencji czasu pracy.

Zgodnie z art. 149 § 1 zd. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W przepisie nie określono w żaden sposób do sposobu jego prowadzenia. Dlatego pracodawca może wybrać dogodną dla siebie firmę – papierową lub elektroniczną (będącą elementem używanego w firmie programu kadrowo-płacowego).

W tym miejscu warto zacytować fragment uzasadnienia do postanowienia Sądu Najwyższego z 22 stycznia 2008 r. (sygn. akt II PK 242/07), w którym czytamy (…) Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, który skutkuje tym, że w razie sporu to pracodawcę obciąża obowiązek udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Pracownik nie ma obowiązku w czasie trwania stosunku pracy zgłaszać pracodawcy swoje roszczenia czy wytykać mu błędy w prowadzonej dokumentacji (…).

WAŻNE: Brak karty prowadzi do niemożności do rozliczenia wynagrodzenia pracownika w ramach wypłaty.

Karta musi być prowadzona i taki sposób, który pozwoli pracodawcy na zestawienie informacji z danego okresu rozliczeniowego pracownika (np. miesiąca). Pozwala to np. na ustalenie ewentualnych godzina nadliczbowych, po przekroczeniu przez pracownika normy tygodniowej – co do zasady 40 godzin).

WAŻNE: Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona w sposób umożliwiający rozliczanie czasu pracy. Może obejmować również okres całego roku. Taka karta pozwala rozliczyć czas pracy w dowolnym okresie rozliczeniowym.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić kartę ewidencji czasu pracy należy prowadzić dla każdej osoby pozostającej w stosunku pracy. Oznacza to, że nie chodzi tu jedynie o pracowników mających umowę o pracę, ale także mianowanych, powołanych czy też wyboru. Zasady prowadzenia karty ewidencji czasu pracy, podobnie jak inne obowiązki z zakresu dokumentowania stosunku pracy, stosuje się odpowiednio także w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.

Zgodnie z art. 149 § 2 k.p., w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Warto w tym miejscu przytoczyć dwa wyroki Sądu Najwyższego. Pierwszy (wyrok SN z 19 maja 2004 r.; sygn. akt I PK 630/03) dotyczy ewidencjonowania godzina nadliczbowych. Czytamy w nim: Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.

W drugim Sąd Najwyższy (wyrok z 11 stycznia 2008 r.; sygn. akt I PK 108/07) odniósł się do kwestii ewidencjonowania godzin nadliczbowych pracowników zarządzających, stwierdzając że Obowiązek ewidencjonowania przez pracodawcę czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych k.p.) nie dotyczy osób kierujących zakładem pracy. Pracodawca nie ponosi zatem konsekwencji nieprowadzenia ewidencji czasu pracy kierownika hipermarketu w zakresie dochowania rzeczywistego wymiaru pracy świadczonej przez niego.

Przepis ten jest jednak bardzo często niewłaściwie interpretowany. Pracodawcy niejednokrotnie uznają, że dla tych osób w ogóle nie muszą ewidencjonować czasu pracy.

Regulacja zawarta w art. 149 § 2 k.p. nie daje jednak pracodawcy możliwość zaniechania prowadzenia karty ewidencji czasu pracy w ogóle, a jedynie pozwala mu na niewykazywanie liczby godzin przepracowanych przez pracownika w konkretnym dniu. Musi on jednak prowadzić ewidencję pozywającą mu ustalenia obecności lub nieobecności pracownika w pracy w danym dniu i jej powodu (urlop, choroba).

Wymogi dotyczące treści kart ewidencji czasu pracy zawiera § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy, a także:

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy,

• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W przypadku zatrudniania pracowników młodocianych, pracodawca dodatkowo musi w prowadzonej dla nich ewidencji uwzględnić ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

WAŻNE: Do karty ewidencji czasu pracy pracownika należy dołączać jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Anna Skoczek

Podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 108 z późn.zm.); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 894).