Krok 1 – Rekrutacja
Rekrutacja zaczyna się od sporządzenia i zamieszczenia (n. w prasie lub/i Internecie) ogłoszeń rekrutacyjnych. Prawo zabrania zamieszczania w ogłoszeniach zapisów dyskryminujących kandydatów, np. ze względu na płeć, wyznanie czy wiek.
Krok 2 – Rozmowa kwalifikacyjna i weryfikacja danych przyszłego pracownika
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej przyszły pracodawca może zweryfikować podane przez kandydata informacje. W tym celu może zażądać podania przez niego udokumentowania następujących informacji:
imienia (imion) i nazwiska
imion rodziców,
daty urodzenia,
miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
wykształcenia,
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
WAŻNE: W niektórych przypadkach pracodawca może żądać od kandydata na pracownika również podania innych danych osobowych, jeśli wymóg taki wynika z odrębnych przepisów. Pracodawca ma np. prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Krok 3 – Zebranie koniecznej dokumentacji
Jeśli kandydatura pracownika zostanie zaakceptowana i pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie pracownika należy uzupełnić dokumentację. W tym celu pracodawca może prosić o dostarczenie niezbędnych dokumentów:
wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy,
świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Krok 4 – Skierowanie pracownika na badania wstępne
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien od zostać skierowany na badania lekarskie.
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Koszt badania obciąża pracodawcę. Obowiązek wstępnych badań lekarskich ogranicza się jednak do nowozatrudnionych osób. Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym pracodawcą.
Krok 5 – Podpisanie umowy
Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy pracodawca ma obowiązek zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę. Może być to umowa na okres próbny, czas określony (w tym umowa na zastępstwo) oraz czas nieokreślony. Umowa o pracę zawsze musi być przygotowana w formie pisemnej, w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz umowy obowiązany jesteś przekazać pracownikowi. Niepotwierdzenie umowy o pracę na piśmie stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 – 30 tys. złotych.
Krok 6 – Przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę do przekazania pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę następujących informacji o:
obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
układzie zbiorowym pracy, którym jest on objęty.
Jeśli pracodawca nie podlega obowiązkowi ustalenia regulaminu pracy, ma obowiązek poinformować nowego pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Krok 7 – Skierowanie pracownika na przeprowadzenie szkolenia BHP
Przed podjęciem pracy pracodawca musi, na swój koszt, skierować pracownika na szkolenie w zakresie bhp i przepisów przeciwpożarowych. Szkolenie wstępne odbywa się w godzinach pracy pracownika i obejmuje: szkolenie wstępne ogólne i szklenie wstępne na stanowisku pracy.
WAŻNE: Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę.
Krok 8 – Zgłoszenie pracownika do ZUS
W ciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy pracodawca, na druku ZUS ZUA, ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenie obejmuje ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Pracodawca ma obowiązek opłacać również składki na Fundusz Pracy I Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Krok 9 - Założenie i prowadzenie akt osobowych
Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Akta osobowe składają się z 3 części i obejmują:
część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
część B -dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Uwaga: Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny w wysokości od 1 – 30 tys. zł.
Anna Skoczek
Prawnik
