ODPOWIEDŹ
Prawo do otrzymania urlopu okolicznościowego zależy od wystąpienia wymienionych w przepisach zdarzeń np. zawarcia małżeństwa, urodzenia dziecka, czy śmierci osoby najbliższej. Te wydarzenia muszą być udokumentowane w formie odpowiednich aktów stanów cywilnego, które według zarządzenia pracodawcy powinny być przechowywane w formie kserokopii w aktach osobowych pracownika.
UZASADNIENIE
Na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia urlopu okolicznościowego pracownikowi, jeśli zajdą w jego życiu przypadki określone §15 rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. I tak Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Jednak by pracownik mógł otrzymać należny mu urlop musi wykazać, że dane zdarzenie (jak wyżej) miało miejsce w rzeczywistości. Takimi dokumentami w prawie polskim są odpowiednie akty stanu cywilnego, a więc akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Zatem pracownik powinien przedstawić odpowiedni akt , a pracodawca według własnego uznania bezie mógł sporządzić jego kserokopię.
Na takie postępowanie nie jest potrzebna zgoda pracownika, a wynika to wprost z art. 6 ust. 1 lit c) rozporządzenia RODO. Mianowicie takie przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z przepisami, bez zgody pracownika, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze ( pracodawcy).
WAŻNE: Pracodawca może gromadzić dane wrażliwe, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
Radosław Stępień
Adwokat, radca prawny
Podstawa prawna: §15 rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632); art. 6 ust. 1 lit. c) i art. 9 ust. 2 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1).
