Składki ZUS od wypłat związanych z podróżą służbową i wyjazdami lokalnymi

Na początku trzeba podkreślić, że w stosunku do należności związanych z podróżą służbową, pracodawcy podzieleni są na dwie grupy, tj:

• pracodawcy będący państwowymi i samorządowymi jednostkami budżetowymi,
• pozostali pracodawcy.

Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, wysokość oraz warunki ustalania przysługujących z tego tytułu należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 
Natomiast pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Jeżeli jednak, układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podróż służbowa 

Podkreślić trzeba, że także pracodawcy spoza sfery budżetowej podlegają przepisom rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, jeżeli w przepisach wewnętrznych organizacji lub w umowach o pracę nie uregulowali własnych zasad zwrotu należności z tytułu podróży służbowych.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów:
• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. 
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Natomiast gdy podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje w sytuacji, gdy:

• pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie,
• pracownika delegowano do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
• pracownik przebywający w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni skorzystał z prawa do powrotu, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu (dieta nie przysługuje za czas pobytu w miejscu zamieszkania).

Kwotę diety w wysokości 30zł za dobę krajowej podróży służbowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety;
• obiad - 50% diety;
• kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, następuje zmniejszenie diety opisanych wcześniej  powyższych zasad. Zmniejszenie diety z tytułu zapewnienia pracownikowi posiłków w podróży służbowej oblicza się od kwoty pełnej diety.

Przykład
Krajowa podróż służbowa pracownika trwała od godz. 6:00 pierwszego dnia (godzina wyjazdu) do godz. 23:00 (godzina przyjazdu) czwartego dnia. Pracownik miał zapewnione w drugim i trzecim dniu śniadanie, obiad i kolację, a w czwartym dniu tylko śniadanie. Z uwagi na czas podróży (3 doby i 17 godzin) pracownikowi przysługiwało prawo do 4 diet, tj. 30 zł x 4 = 120 zł
Dietę 30 zł za dobę należy zmniejszyć o koszt bezpłatnego wyżywienia w danej dobie.
pierwsza doba = 30 zł – przysługuje cała dieta (brak posiłku),
druga doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25% diety) – obiad 15 zł (50% diety) – kolacja 7,50 zł (15% diety) = 0 zł – dieta nie przysługuje,
trzecia doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25 % diety) – obiad 15 zł (50% diety) – kolacja 7,50 zł (15% diety) = 0 zł – dieta nie przysługuje,
czwarta doba = 30 zł – śniadanie 7,50 zł (25% diety) = 22,50 zł – wysokość przysługującej diety.
Razem wysokość diety wynosi – 30 zł (pierwsza doba) + 22,50 zł (czwarta doba) = 52,50 zł.

W przypadku podróży zagranicznej dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. 
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  – do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
  – ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  – ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety,
2. obiad – 30% diety,
3. kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, także dokonuje się zmniejszenia diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

związanych z wyjazdem służbowym, pracownik może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków. Kwota zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową jest ograniczona zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Noclegi
Jeśli pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu i nie przedłożył faktur za nocleg, może otrzymać zwrot części kosztów tj. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi:

• podróż krajowa - 150% diety krajowej – 45 zł,
• podróż zagraniczna – 25 % limitu określonego dla danego kraju.

Należy zauważyć, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwał on dłużej niż 6 godzin i odpoczynek odbywał się między godziną 21:00 a 7:00.
 

Dojazdy środkami komunikacji miejscowej
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży:

• krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety tj. 6 zł,
• zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety zagranicznej.

Dodać trzeba, że ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik: odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy, nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską, na wniosek pracownika pracodawca zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) wydatki pokryć ze środków firmowych, w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.

Przejazdy
Pracodawca określa, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, 
z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej własnym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona 
w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Składki ZUS z tytułu podróży służbowej
Zgodnie z zasadą zawartą w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – przychody do wysokości określonej 
w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie stanowią wymiaru podstawy składek.

Diety a składki ZUS
Wobec tego pracodawca nie będący pracodawcą tzw. sfery budżetowej, może według swoich zasad ustalać wysokość diety związanej z wyjazdem służbowym pracownika, jednakże kwota diety nie może być niższa, niż wynikająca z przepisów.
Swobodne ustalanie należności dotyczących wysokości świadczeń nie dotyczy pracodawców ze sfery budżetowej. 

Zatem, od kwot przewyższających obowiązujące kwoty diet i innych świadczeń z tytułu delegacji (np. wyższej stawki ryczałtu za przejazd w czasie podróży służbowej samochodem nie będącym własnością pracodawcy) należy opłacić składki ZUS na takich samych zasadach, jak od wynagrodzenia pracownika.

Przykład
Przedsiębiorca zawarł w regulaminie wynagradzania wysokość diety za dobę krajowej podróży służbowej w kwocie 50 zł. Pracownik w sierpniu 2019 r. odbył podróż służbową, nabywając prawo do 5 pełnych diet.
Pracownikowi wypłacono:
50 zł x 5 diet = 250 zł
Zwolnienie przychodu z podstawy wymiaru składek:
30 zł x 5 diet = 150 zł
Zatem od różnicy, tj. 
250 zł – 150 zł = 100 zł
Pracodawca jest obowiązany naliczyć składki ZUS od 100zł.
Należy także zaakcentować brak pomniejszania diet, który wynika z wewnętrznych regulaminów przedsiębiorcy, pomimo zagwarantowania posiłków w podróży służbowej. 
W takim przypadku wyłączeniem ze składek ZUS są objęte tylko kwoty ustalone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Przykład
Krajowa podróż służbowa pracownika trwała od godz. 6:00 pierwszego dnia (godzina wyjazdu) do godz. 23:00 (godzina przyjazdu) czwartego dnia. Pracownik miał zapewnione w drugim i trzecim dniu śniadanie, obiad i kolację, a w czwartym dniu tylko śniadanie. Z uwagi na czas podróży (3 doby i 17 godzin) pracownikowi przysługiwało prawo do 4 diet, tj.:

30 zł x 4 = 120 zł – taką kwotę wypłacono pracownikowi.

Wartość zapewnionych posiłków wynosi 67,50 zł = 0 zł (pierwsza doba) + 30 zł (druga doba) + 30 zł (trzecia doba) + 7,50 zł (czwarta doba)
Zgodnie z przepisami kwotę 67,50 zł należałoby objąć składkami ZUS.

Wyższe ryczałty a składki ZUS
Dodać trzeba, że w przypadku ryczałtów nie podlegają składkom zus tylko limity procentowe diet określone w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Przykład
Przedsiębiorca zawarł w regulaminie wynagradzania wysokość diety za dobę krajowej podróży służbowej w kwocie 50 zł. Pracownik w sierpniu 2019 r. odbył podróż służbową, nabywając prawo do 5 pełnych diet.
ryczałt za nocleg wynosi – 50 zł x 150% = 75 zł,
dojazd środkami komunikacji miejscowej wynosi – 50 zł x 20% = 10 zł.
Wysokość ryczałtów zgodnie z rozporządzeniem:
ryczałt za nocleg wynosi - 30 zł x 150% = 45 zł,
dojazd środkami komunikacji miejskiej wynosi – 30 zł x 20 % = 6 zł.
Zgodnie z regulaminem wewnętrznym organizacji pracownik rozliczy na podstawie ryczałtów podróż służbową następująco:
5 diet – 5 x 50 zł = 250 zł,
4 noclegi – 4 x 75 zł = 300 zł,
5 dojazdów środkami komunikacji miejscowej – 5 x 10 zł = 50 zł.
Łącznie zwrot ryczałtowych kosztów podroży służbowej wyniesie:
250 zł +300 zł + 50 zł = 600 zł.
Łączne koszty ryczałtów na podstawie rozporządzenia wynoszą:
(5 zł x 30 zł) + (4 zł x 45 zł) + ( 5 x 6 zł) = 150 zł + 180 zł + 30 zł = 360 zł 
O kwoty różnicy, tj. 600 zł – 360 zł = 240 zł należne są składki ZUS.

Przejazdy w ramach podróży służbowej a składki ZUS
Należy zwrócić uwagę na fakt, że w ramach podróży służbowej nie można wypłacać ryczałtów na dojazdy miejscowe, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową samochodem służbowym bądź prywatnym.
Jeżeli w takiej sytuacji pracodawca wypłaci kwotę ryczałtu za dojazdy, to ma obowiązek odprowadzić składki ZUS od tej kwoty.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wyłączenie z podstawy wymiaru składek może obejmować świadczenia wypłacane zgodnie z rozporządzaniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zatem, zwrot pracownikowi kosztów przejazdu w podróży służbowej może nastąpić tylko w poniższych przypadkach:

• na podstawie przedłożonych biletów lub faktur,
• w postaci kilometrówki.

Jazdy lokalne, a ZUS
Zgodnie z zasadą zawartą w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach 
o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z rozporządzeniem koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:
  – o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  – o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
• dla motocykla – 0,2302 zł,
• dla motoroweru – 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.
Limit kilometrów ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Zatem, maksymalne limity kwotowe przyznane na jazdy lokalne, które wyłączone są z podstawy wymiaru składek wynoszą:

• kwoty ryczałtu dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm2;
  – limit kilometrów 300 – 156,42 zł,
  – limit kilometrów 500 – 260,70 zł,
  – limit kilometrów 700 – 364,98 zł,
  – limity podwyższone:
  – limit kilometrów 1500 – 782,10 zł,
  – limit kilometrów 3000 – 1564,20 zł,
• kwoty ryczałtu dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm2:
  – limit kilometrów 300 – 250,74 zł,
  – limit kilometrów 500 – 417,90 zł,
  – limit kilometrów 700 – 585,06 zł,
• limity podwyższone:
  – limit kilometrów 1500 – 1253,70 zł,
  – limit kilometrów 3000 – 3507,40 zł.

Przykład
Pracodawca przyznał limit pracownikowi w związku z jazdami lokalnymi – 500 km, miesięczna kwota 500 zł.
Liczba mieszkańców – ponad 100 tyś do 500 tys.
Samochód o pojemności silnika powyżej 900 cm2.
Zgonie z rozporządzeniem pracownik powinien otrzymać miesięczną kwotę ryczałtu w wysokości: 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł)
Zatem, kwota 82,10 zł = (500 zł – 417,90 zł), powinna być ujęta do podstawy wymiaru składek.

Delegowanie pracownika do innej miejscowości również powoduje zmniejszenie kwoty ustalonego ryczałt, chyba że podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin. Przekroczenie tych reguł, tzn. wypłacenie pełnej kwoty przyznanego ryczałtu na jady lokalne, pomimo podróży służbowej trwającej dłużej niż 8 godzin, nakłada obowiązek naliczenia składek ZUS. 
Przypadku ustalania ryczałtu na jazdy lokalne, pracodawca musi mieć zgromadzoną odpowiednią dokumentację, tj.:

• umowę cywilno-prawną przyznającą pracownikowi ryczałt (§ 1 ust. 1 rozporządzenia),
• oświadczenie pracownika o wykorzystywaniu w danym miesiącu kalendarzowym pojazdu prywatnego do celów służbowych, dokument ten powinien zawierać także dane: marka pojazdu, nr rejestracyjny, pojemność silnika, liczba dni nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, liczbę dni, w których pracownika nie używał auta do celów służbowych.

Podsumowując, można stwierdzić, że każde przekroczenie limitów ustawowych związanych z podróżą służbową bądź jazdami lokalnymi wiąże się z ujęciem kwot ponad te limity w podstawie wymiaru składek ZUS.

Podstawa prawna: art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040); § 2 ust. 1 pkt. 13 i pkt. 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949); rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167); rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271).