Odpowiedź
Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które są prowadzone na podstawie § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z pkt 3 powyższego przepisu pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, o czym mówi art. 86 § 3 Kodeksu pracy. Należy zauważyć, że w § 6 pkt 3 rozporządzenia zawarte są dwa pojęcia: lista i karta, co oznacza, że jest możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę.
Jednakże, karta wynagrodzeń w większości programów kadrowo-płacowych jest wykazem rocznym, a lista miesięcznym. Zatem jaki dokument powinien być załączony do akt osobowych pracownika?
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy, pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów dotyczących jego wynagrodzenia, a co za tym idzie na podstawie rocznej karty sporządzenie takiej informacji byłoby niemożliwe. Zauważyć trzeba, że jeśli pracodawca przechowuje dokumentację dotyczącą list płac elektronicznie, to należy przyjąć, że gromadzi takie dane prawidłowo – będzie mógł w każdym czasie udostępnić pracownikowi listę czy część karty wynagrodzeń z danymi dotyczącymi konkretnego miesiąca.Jeżeli pracodawca przechowuje dokumentację w postaci papierowej, to w dokumentacji co miesiąc powinien znaleźć się dokument potwierdzający sposób naliczenia danego wynagrodzenia za pracę, np. lista płac.
Wobec powyższego załączenie na koniec roku do akt rocznej karty wynagrodzeń może stanowić ograniczenie w wypełnieniu żądania pracownika. Dlatego należałoby co miesiąc sporządzać wydruki obejmujące uzupełnioną kartę wynagrodzeń albo listy płac za poszczególne okresy miesięczne i załączać do akt osobowych. Zatem, sposób przechowywania listy płac przez pracodawcę wyznacza sposób załączania dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych pracownika.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej ustawodawca ujął w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.
Akta osobowe pracownika składają się z 4 części:
- część A – Oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.
- część B – Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
- część C – Oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.
- część D – Dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, muszą być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe w wersji papierowej, wówczas przechowuje kopie dokumentów przedłożonych do akt pracowniczych.
Część A
W części A akt osobowych przechowywane są dokumenty związane z przyjęciem do pracy tj. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Część B
W części B akt osobowych powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tj.:
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
- zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p),
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 k.p.),
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, - potwierdzenie poinformowania pracownika:
– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 k.p.),
– o warunkach zatrudnienia (art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 k.p.),
– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),
– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.), - potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.),
- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 k.p.),
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.),
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
- dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e k.p.),
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.),
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 k.p.),
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 k.p.),
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 k.p.), - umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 k.p.),
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 k.p.),
- dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.
Część C
W części C akt osobowych należy umieszczać oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy tj.:
- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),
- kopię wydanego świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 k.p.),
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.).
Część D
W części D akt osobowych należy gromadzić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. W tej części akt osobowych dokumenty zostały wyodrębnione ze względu na obowiązek usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych m.in. w art. 113 k.p.. Sposób gromadzenia dokumentów w części D ma zapewniać zatarcie kary tj. brak śladu nałożenia kary. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika mają być przechowywane w częściach dotyczących danej kary. Pracodawca także ma obowiązek prowadzenia pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracownika tj. dokumentacji dotyczącej czasu pracy, uprawnień związanych z rodzicielstwem, naliczania i wypłaty świadczeń pracowniczych i innych roszczeń wynikających ze stosunku pracy, tj.:
- ewidencję czasu pracy, która zawiera:
a) kartę ewidencji czasu pracy, zawierającą informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, – liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania sie i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 k.p.),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 k.p.),
c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d)zgodę:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.). - dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.);
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 k.p.).
Podsumowując, na podstawie § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, o czym mówi art. 86 § 3 k.p. W myśl art. 85 § 5 k.p. pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wobec powyższego, tryb przechowywania listy płac przez pracodawcę wyznacza sposób załączania dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych pracownika.
Podstawa prawna: art. 85 § 5, art. 86 § 3, art. 94 pkt 9a, art. 298 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn.zm.); rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 roku, poz. 2369).
