Co mówią przepisy
Obowiązek wynika z art. 94 Kodeksu pracy. Pracodawca ma prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (pkt 9a). Ma ją przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (pkt 9b).
W tym jednym zdaniu mieszczą się cztery różne wymagania, a do tego warunek fizyczny:
• poufność – do akt nie mają dostępu osoby nieuprawnione,
• integralność – nikt nie może podmienić ani usunąć dokumentu,
• kompletność – akta zawierają wszystko, co powinny,
• dostępność – pracodawca może je udostępnić pracownikowi, inspektorowi czy sądowi,
• warunki niegrożące uszkodzeniem lub zniszczeniem – czyli ochrona przed wodą, ogniem i zniszczeniem mechanicznym.
Do tego dochodzi RODO. Art. 32 wymaga od administratora odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do ryzyka. Akta osobowe zawierają dane identyfikacyjne, informacje o wynagrodzeniu, orzeczenia lekarskie i kary porządkowe. To dane, których wyciek oznacza dla firmy realne konsekwencje.
Jak długo trzeba to przechowywać
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje zasada z art. 94 pkt 9b: okres zatrudnienia plus 10 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla starszych stosunków pracy okres może wynosić nawet 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne, które skracają go do 10 lat.
Nawet w niewielkiej firmie mówimy więc o archiwum, które rośnie przez dekady, a nie o kilku teczkach bieżących pracowników.
Szafa, sejf czy archiwum zewnętrzne
Przepisy nie wskazują konkretnego mebla ani urządzenia. Pracodawca sam dobiera zabezpieczenie do ryzyka i musi umieć tę decyzję uzasadnić. W praktyce firmy wybierają jeden z trzech poziomów.
Szafa zamykana na klucz. To minimum, które chroni przed przypadkowym dostępem. Nie chroni jednak przed ogniem ani przed kimś, kto wie, gdzie leży klucz. Przy kilku pracownikach i biurze w budynku z ochroną bywa wystarczające, choć przy kontroli trudno je przedstawić jako zabezpieczenie przed zniszczeniem.
Sejf lub szafa ognioodporna. Rozwiązuje jednocześnie problem dostępu i problem ognia. Przy wyborze warto sprawdzić dwie rzeczy osobno, bo odporność na włamanie i odporność ogniowa to różne parametry. W przypadku ognia istotna jest norma. PN-EN 15659 (klasy LFS 30 P i LFS 60 P) to ochrona lekka, przewidziana dla mniejszych biur. PN-EN 1047-1 (klasy S 60 P i S 120 P) to ochrona pełna, z testem spadku i szokiem termicznym. Dobrze dobrany sejf na dokumenty firmowe pozwala trzymać akta bieżących pracowników przy biurze kadr, w zasięgu ręki, ale w kontrolowanych warunkach.
Archiwum zewnętrzne. Rozsądne dla akt byłych pracowników, które trzeba trzymać latami, a sięga się po nie rzadko. Za warunki przechowywania nadal odpowiada jednak pracodawca, więc umowa z archiwum powinna to jasno regulować.
Wiele firm łączy te rozwiązania. Akta bieżące trafiają do sejfu ognioodpornego w biurze, akta zamknięte do archiwum, a elektroniczne kopie na zabezpieczony serwer.
Gdzie ustawić sejf z aktami
Sam wybór urządzenia nie wystarczy, jeśli stanie w złym miejscu. Piwnica i pomieszczenia gospodarcze odpadają, bo wilgoć szkodzi papierowi przy wieloletnim przechowywaniu. Sejf nie powinien też stać w recepcji ani w pokoju, przez który przechodzą klienci i dostawcy, bo samo urządzenie zdradza, że w środku jest coś cennego. Najlepiej sprawdza się zamykane pomieszczenie kadr albo gabinet, do którego dostęp ma ograniczona grupa osób. Lżejsze modele warto przymocować do podłogi lub ściany, żeby nie dało się ich wynieść razem z zawartością. Urządzenia w różnych klasach ognioodporności, z wnętrzem dopasowanym do segregatorów A4, ma w ofercie m.in. Sejf Zone.
Dostęp i procedury
Urządzenie to połowa sprawy. Druga połowa to organizacja, którą warto spisać choćby w krótkiej procedurze:
1. Kto ma dostęp. Najlepiej imiennie wskazane osoby, z kodem lub kluczem, którego nie przekazuje się „na zastępstwo” bez odnotowania.
2. Gdzie leżą akta w ciągu dnia. Teczka wyjęta do pracy wraca do sejfu, zanim osoba z kadr wyjdzie z pokoju, a nie na koniec dnia.
3. Rejestr udostępnień. Kto i kiedy przeglądał akta, np. przy kontroli albo wniosku pracownika.
4. Klucze zapasowe. Przechowywane w innym miejscu niż sejf, ale też pod kontrolą.
Takie zasady kosztują niewiele, a przy kontroli albo incydencie RODO pozwalają wykazać, że pracodawca podszedł do obowiązku świadomie.
Na koniec
Za naruszenie przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej Kodeks pracy przewiduje odpowiedzialność wykroczeniową (art. 281). Większym problemem niż grzywna bywa jednak sytuacja, w której firma nie może przedstawić dokumentu w sporze sądowym albo odtworzyć przebiegu zatrudnienia na potrzeby emerytury byłego pracownika. Dlatego „warunki niegrożące zniszczeniem” warto traktować dosłownie: jako ochronę przed ogniem, wodą i nieuprawnionym dostępem jednocześnie.
