LISTA PŁAC 2020 W PRZYKŁADACH

Powodów zróżnicowania list płac jest więcej, jak chociażby przestój, konieczność wyrównania pensji czy praca w godzinach nadliczbowych. Przedstawiamy poniżej pięć najbardziej, naszym zdaniem, typowych sytuacji. Sporządzając listy płac należy pamiętać, że do pracowników stosuje się jednakowe parametry podatkowo-składkowe, z wyjątkiem pracowników do 26 roku życia, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku, jeśli ich przychód nie przekroczy w roku podatkowym 85 528 zł. W 2020 r. obowiązują:

• dwie stawki podatkowe: 17% (przychód do 85 528 zł) i 32% (przychód powyżej 85 528 zł),
• dwie stawki kosztów uzyskania przychodów (dalej: KUP): podstawowa 250 zł miesięcznie i maksymalnie 3000 zł rocznie (jeśli podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej) oraz podwyższona 300 zł miesięcznie i nie więcej niż 3600 zł rocznie (gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę), 
• 525,12 zł kwoty zmniejszającej podatek rocznie i tym samym 43,76 zł (1/12 x 525,12 zł) miesięcznie, jeżeli pracownik złoży PIT-2 (oświadczenie w celu zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej).

W 2020 r. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika wynoszą tyle samo, co w poprzednich latach, tj.: emerytalna – 9,76%, rentowa – 1,5%, chorobowa – 2,45%. Na dotychczasowym poziomie pozostała również składka na ubezpieczenie zdrowotne, czyli 9% pełna, a odliczana od podatku – 7,75%. 

Ważne są ponadto zasady zaokrąglania podstaw opodatkowania i kwot podatków. Zaokrąglenia dokonuje się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. 

Lista płac pracownika pełnoetatowego za cały przepracowany miesiąc

Podstawę wyliczenia kwoty netto (faktycznie wypłacanej) stanowi suma składników wynagrodzenia, jakie przysługują pracownikowi (dalej: podstawa). Jeśli pracownik nie zrezygnował z wpłat na pracownicze plany kapitałowe (PPK), to wartość wpłaty w danym miesiącu należy odjąć od podstawy, a wynik będzie stanowił podstawę dalszych działań. 

Od podstawy oblicza się w następujących etapach:
1) składki na ubezpieczenia społeczne, mnożąc podstawę przez stawki procentowe poszczególnych ubezpieczeń,
2) składkę zdrowotną, odejmując od podstawy sumę składek na ubezpieczenia społeczne i mnożąc wynik przez stawki procentowe składki pełnej i odliczanej od podatku,
3) podstawę opodatkowania, odejmując od podstawy składki na ubezpieczenia społeczne i KUP przysługujące pracownikowi oraz zaokrąglając wynik do pełnych złotych, 
4) zaliczkę na podatek dochodowy, mnożąc podstawę opodatkowania przez stawkę podatku, a następnie odejmując/nie odejmując kwotę zmniejszającą podatek w zależności od złożenia/niezłożenia PIT-2, a od uzyskanego wyniku odejmując składkę zdrowotną odliczaną od podatku i następnie zaokrąglając rezultat do pełnych złotych,
5) wynagrodzenie netto, odejmując sumę składek na ubezpieczenia społeczne, pełną składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek dochodowy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze godzin. Na jego wynagrodzenie składa się: wynagrodzenie zasadnicze – 2500 zł, premia regulaminowa – 250 zł (10% płacy zasadniczej), dodatek frekwencyjny (za brak nieobecności w pracy w danym miesiącu) – 100 zł. Przysługują mu podstawowe KUP. Zrezygnował z wpłat na PPK. Obliczymy jego wynagrodzenie za styczeń 2020 r. w dwóch wariantach: przy złożonym PIT-2 i przy braku jego złożenia, co przedstawia poniższa tabela. Różnice pojawiają się dopiero na etapie zaliczki na podatek dochodowy.
 
Tabela 1. Lista płac pracownika pełnoetatowego za cały przepracowany styczeń 2020

Lista płac pracownika do 26 roku życia

W przypadku pracowników do ukończenia 26 lat, którzy uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, stanowiących przychód z działalności wykonywanej osobiście, obliczenie wynagrodzenia netto jest szybsze. Wartość brutto wynagrodzenia pomniejsza się jedynie o składki na ubezpieczenia społeczne i pełną składkę zdrowotną. Zaliczkę na podatek dochodowy oblicza się dopiero wtedy, gdy w przychód pracownika w 2020 r. przekroczy 85 528 zł. Konieczne będzie jednak obliczenie jej hipotetycznej wartości w sytuacji, gdy wartość składki zdrowotnej ją przewyższy. W takich okolicznościach składkę zdrowotną obniża się do poziomu hipotetycznej zaliczki na podatek. 

Przykład

Pracownik w wieku 24 lat jest zatrudniony na 1/2 etatu. Otrzymuje wyłącznie godzinowe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 16 zł za godzinę pracy. W styczniu 2020 r. przepracuje 84 godz., za które uzyska 1344 zł brutto. Na PPK wpłaci 26,88 zł (1344 zł x 2%). Przysługują mu podwyższone KUP. Złożył PIT-2. Sposób obliczenia jego wynagrodzenia netto za styczeń przedstawia Tabela 2.

Tabela 2. Lista płac pracownika do 26. roku życia za cały przepracowany styczeń 2020

Lista płac za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego 

Jeśli pracownik jest wynagradzany wyłącznie w stałych stawkach miesięcznych, pracodawca nie musi dokonywać żadnych przeliczeń płacowych za miesiąc, w którym korzysta on z urlopu wypoczynkowego. Przy ustalaniu podstawy urlopowej bierze się bowiem pod uwagę składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej w takiej wysokości, w jakiej przysługują one w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast gdy wynagrodzenie pracownika składa się również (albo wyłącznie) ze składników zmiennych (np. prowizji), wówczas pracodawca oblicza wynagrodzenie urlopowe, ustalając:

• podstawę urlopową – łączna wysokość zmiennych składników wynagrodzenia (np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe czy prowizje), wypłaconych pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy między poziomem poszczególnych składników w kolejnych miesiącach występują znaczne wahania – łączna wysokość wypłacona pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
• stawkę za 1 godzinę pracy – wynik podzielenia podstawy urlopowej przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, 
• wartość wynagrodzenia urlopowego – wynik pomnożenia stawki za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. 

Pracodawca będzie musiał uwzględnić w podstawie urlopowej, przeliczając ją ponownie, modyfikacje w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub ich wysokości w okresie, z którego pracodawca ustalał podstawę urlopową, jeżeli zostaną wprowadzone przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. W sytuacji, gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy urlopowej, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, pracodawca wylicza podstawę urlopową, biorąc pod uwagę najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

Natomiast jeśli pracownik przed rozpoczęciem urlopu otrzyma wynagrodzenie zmienne za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy urlopowej, podstawę stanowi wynagrodzenie wypłacone mu za okres faktycznie przepracowany.

Przykład

Pracownik pełnoetatowy w styczniu 2020 r. korzysta z 5 dni urlopu wypoczynkowego (40 godz.). Jego wynagrodzenie obejmuje: pensję zasadniczą 2500 zł, prowizję zależną od wyniku sprzedażowego w danym miesiącu oraz uznaniową premię kwartalną. W grudniu wypłacono mu prowizje w kwocie 700 zł, w listopadzie – 820 zł, a w październiku – 780 zł. W tym okresie przepracował 504 godziny. Przyjmijmy, że za styczeń otrzyma prowizję w kwocie 600 zł. W ostatnim dniu grudnia wypłacono mu także premię uznaniową w wysokości 750 zł, ale ją należy pominąć przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego z dwóch powodów: jej nieroszczeniowego charakteru (por. wyrok SN z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77) oraz okresu, za który przysługuje – składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłaca się obok wynagrodzenia urlopowego. Pracownik złożył PIT-2, ma podstawowe KUP, zrezygnował z wpłat na PPK. W efekcie wynagrodzenie za pracę i urlopowe należy wyliczyć ws posób podany w Tabeli tak jak w Tabeli 3.

Tabela 3. Lista płac za styczeń 2020 – pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego

Lista płac za miesiąc, w którym pracownik jest nieobecny w pracy

Są dwie metody ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, które różnią się między sobą dzielnikiem (30 lub roboczogodziny) i które stosuje się w zależności od przyczyny nieobecności. Pracodawca musi je wykorzystać, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałych stawkach. Jeśli wynagradza go godzinowo, prowizyjnie czy akordowo, za niepełny miesiąc pracy naliczy mu wynagrodzenie adekwatnie do przepracowanego okresu. 

Pierwszy sposób dotyczy wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeśli w pozostałe dni pracownik jest na chorobowym (otrzymuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy) albo pobiera zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne). W takim przypadku pracodawca musi:
1) podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30 (bez względu na to, ile faktycznie dni ma dany miesiąc),
2) pomnożyć uzyskany wynik przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby (wlicza się wszystkie dni, a nie tylko dni pracy). 
3) odjąć otrzymany rezultat od wynagrodzenia miesięcznego.

Druga metoda odnosi się do wynagrodzenia za miesiąc, w którym przyczyna absencji pracownika jest inna niż zasiłkowa, np. urlop bezpłatny, zawarcie umowy o pracę w trakcie miesiąca lub jej rozwiązanie. Pracodawca oblicza płacę za przepracowaną część miesiąca:
1) dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przysługującą pracownikowi przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym absencja miała miejsce (nominał miesiąca a nie liczbę godzin wynikającą z rozkładu czasu pracy),
2) mnożąc uzyskany wynik przez liczbę godzin, w których zatrudniony nie pracował,
3) odejmując otrzymany wynik od miesięcznej stawki wynagrodzenia.

Niewykluczone, że w jednym miesiącu pracownik będzie nieobecny w pracy i z powodu choroby i z innych przyczyn. W takim przypadku pracodawca musi połączyć obie metody ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca i uzyskane wyniki odjąć od miesięcznej stawki wynagrodzenia pracownika. 

Przykład

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie 7-10 stycznia 2020 r., a od 11 do 15 stycznia na zwolnieniu lekarskim. Jest zatrudniony na 3/4 etatu z wynagrodzeniem zasadniczym 3000 zł. W styczniu nominał czasu pracy wynosił 126 godz., a pracownik miałby do przepracowania w dniach, w których korzystał z urlopu bezpłatnego 28 godz. Wynagrodzenie chorobowe zostało naliczone w kwocie 400 zł (nie jest podstawą składek na ubezpieczenia społeczne, ale zdrowotnej jest). Pracownik złożył PIT-2, ma podstawowe KUP. Sposób obliczenia łącznie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca i chorobowego za styczeń przedstawia Tabela 4.

Tabela 4. Lista płac za przepracowaną część stycznia 2020 

Lista płac za miesiąc, w którym dokonywane są potrącenia

Pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzenia za pracę netto w następującej kolejności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy.

Musi także pamiętać, że maksymalne kwoty potrąceń wynoszą w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – 3/5 wynagrodzenia netto, innych należności – 1/2 wynagrodzenia netto, obu rodzajów świadczeń jednocześnie – 3/5 wynagrodzenia netto. Do tego pracodawca ma obowiązek pozostawić pracownikowi kwotę wolną od potrąceń i to zarówno przy potrąceniach obowiązkowych, jak i dobrowolnych dokonywanych za zgodą pracownika (patrz Sposób na kadry i płace nr 12/2019). W miesiącu, w którym wypłaca pracownikowi składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, potrąceń dokonuje od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik pełnoetatowy jest wynagradzany stawką stałą 4000 zł oraz premią regulaminową 200 zł (5% wynagrodzenia zasadniczego). Złożył PIT-2, ma podstawowe KUP. Komornik zajął jego wynagrodzenie w styczniu 2020 r. w związku z niezapłaconymi alimentami w kwocie 3000 zł. Kwota wolna od potrąceń na rzecz świadczeń alimentacyjnych nie obowiązuje. Sposób obliczenia wynagrodzenia za styczeń wraz potrąceniami przedstawia Tabela 5.

Tabela 5. Lista płac za styczeń 2020, uwzględniająca potrącenia z wynagrodzenia

Podstawa prawna: art. 21 ust. 1 pkt 148, art. 22 ust. 2, art. 27 ust. 1-1b, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.); art. 1, art. 7 ust. 2, art. 8 ustawy z 30 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1835); art. 63 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.); art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 16 ust. 1 pkt 1 i ust. 1b; art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.); art. 79, art. 81 ust. 1, art. 83 ust. 2a i ust. 3 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1373 ze zm.); art. 87, art. 871, art. 91, art. 92 § 1 i § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.); § 6-12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.); § 11-12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia i innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.
z 2017 r. poz. 927).